Der kommunizierte Personalabbau in den Bundesbehörden wird als Teil der Modernisierungsagenda vermarktet. Inwieweit das zutrifft, habe ich mir genauer angeschaut.
1. Der Plan der Bundesregierung: 8 Prozent weniger Stellen
Die Bundesregierung will den Personalbestand in der Ministerial- und Bundestagsverwaltung, sowie in bestimmten nachgeordneten (Bundes-) Behörden bis 2029 um acht Prozent reduzieren. Davon sind aber nicht alle Bundesbehörden betroffen, 14 wurden explizit ausgenommen.
Die Bundestagsdrucksache 21/5666 erläutert, dass die Zahl der Beamtinnen und Beamten sowie der Tarifbeschäftigten in den vom Abbau betroffenen Behörden bei gut 107.400 liegt, in den ausgenommenen Bereichen bei rund 197.800. Abgebaut wird daher nur in gut einem Drittel der Beschäftigtenbereiche. Acht Prozent bedeuten dann eine Personalreduzierung von knapp 8.600 Stellen. Für den Haushalt 2026 ist eine Reduzierung um 2,2 Prozent vorgesehen.
Der Abbau soll sozialverträglich über natürliche Fluktuation erfolgen, im Wesentlichen über Rentenabgänge, deren Stellen nicht nachbesetzt werden. Auch aus der Bundestagsdrucksache habe ich errechnet, dass von 2026 bis 2029 gut 11.700 Abgänge über Ruhestand geplant sind. Der Abbau von 8600 Posten ist damit gut möglich, aber auch nicht sonderlich ambitioniert. Daneben ist für mich unklar, wie mit anderen offenen Posten oder befristeten Beschäftigten umgegangen wird.
Zu all diesen Zahlen gab es keine proaktive Kommunikation. Wie sich die Personalreduzierungen in Prozent in absolute Bestandszahlen in den betroffenen Bereichen übersetzen, habe ich errechnet, ebenso die Summe der Rentenabgänge. Beide Punkte haben für mich ein „Geschmäckle“. Offene Kommunikation und Transparenz sind offenbar nicht gewünscht, schon gar nicht mit Zahlen messbar gemachte Ziele für ein Personalabbauprogramm.
Zugleich bauen einzelne Bereiche weiter auf (z. B. +6000 Zoll, +170 Drohnenabwehrzentrum und andere) oder sind vom Abbau ausgenommen. Ich bin sicher, dass wir in Summe einen weiteren Personalaufbau in den Bundesbehörden sehen werden, wenn nicht gegengesteuert wird.
2. Die Entwicklung des Personalbestands
Die Entwicklung des Personalbestandes im Bund zeigt seit 2000 zwei Phasen: Nach der Konsolidierung bis 2008 befinden wir uns seit fast 20 Jahren wieder im Personalaufbau. Das Statistische Bundesamt weist hierzu Zahlen nur bis einschließlich 2024 aus; wie es scheint, wurde die Berichterstattung eingestellt. Zahlen des BMI zeigen aber, dass der Aufbau auch 2025 weiterging (+4.000). Die unten genannten Zahlen habe ich herangezogen, weil eine Zeitreihe auf gleicher Basis – also mit den im Plan einbezogenen Behörden, wie in der Bundestagsdrucksache dargestellt – für mich nicht erhältlich war. Deshalb ist auch die Bundeswehr enthalten. Würde man sie herausrechnen, fiele der Zunahmetrend ab 2008 in den übrigen Behörden sogar noch stärker aus.
2000 bis 2008: Konsolidierung und Stellenabbau
Nach der Jahrtausendwende stand die Bundespolitik im Zeichen der Haushaltskonsolidierung. Durch Privatisierungen, Strukturreformen und strenge Sparvorgaben (z. B. den Abbau ziviler Stellen bei der Bundeswehr) sank die Zahl der Beschäftigten bei den Behörden und Gerichten des Bundes kontinuierlich. Um das Jahr 2000 lag der Personalbestand im engeren Bundesbereich (ohne Post/Bahn-Nachfolgeunternehmen) noch bei etwa 500.000 Personen. Bis zum historischen Tiefpunkt im Jahr 2008 reduzierte sich diese Zahl deutlich.
Seit 2008: Kontinuierlicher Personalaufbau
Infolge globaler Krisen, zunehmender Regulierung und neuer staatlicher Kernaufgaben schwenkte der Trend komplett um. Neue Regulierungsvorgaben (z. B. in der Finanzmarktaufsicht), die Migrationskrise ab 2015, der Ausbau der Bundespolizei, IT-Zentralisierungen sowie die Bewältigung der Corona-Pandemie führten zu einem enormen Personalzuwachs.
Entwicklung des Personalbestands im öffentlichen Dienst (Bund) seit 2005
3. Warum Behörden wachsen: Aufgaben, Gesetze und EU-Recht
Der wesentliche Treiber des Personalaufwuchses wird von den Behörden im stetigen Aufgabenzuwachs durch neue Gesetze, neue Prüfpflichten, Förderprogramme, Krisenreaktionen und wachsende Berichtspflichten gesehen.
Besonders wirksam sind Aufgaben, die der Staat selbst gesetzlich schafft: Jede neue Kontrolle, jedes Förderprogramm, jede Berichtspflicht und jede zusätzliche Nachweispflicht erzeugt Verwaltungsarbeit, die später als Personalbedarf wieder in den Haushaltsprozess zurückkehrt.
Daneben wirkt EU-Recht als zentraler Verstärker: Verordnungen, Richtlinien und europäische Kontrollregime schaffen neue Vollzugs-, Prüf- und Berichtspflichten, ohne dass alte nationale Aufgaben im gleichen Umfang entfallen. Gut 50 Prozent des Verwaltungszuwachses wird mit EU-Vorgaben begründet.
Von allen Behörden gibt es kommunizierte Erläuterungen für den Personalmehrbedarf. Diese Aufstellungen sind leicht erhältlich. Es fehlt aber an entsprechenden „Listen“, welche Aufgaben weggefallen sind. Da gibt es nur Stückwerk und erst recht keine Agenda. Mich überzeugt auch nicht, wenn die oben genannten IT-Zentralisierungen zu Personalmehrbedarf führen. Nach einer Einführungszeit müssten sie eigentlich Effizienzen bringen: organisatorisch und durch die einheitliche Automatisierung von Verfahren.
4. Wie Personalbedarf heute geplant wird: methodisch plausibel, aber zu eng
Die Personalbedarfsermittlung in Bundesbehörden folgt heute einem formal nachvollziehbaren Verfahren: Aufgabenanalyse, Fallzahlen, Arbeitsmengen, Prozessbetrachtung, Organisationsuntersuchung, Stellenbewertung, Ressortprüfung, BMF-Prüfung und abschließende Entscheidung im Haushaltsverfahren.
Systematisch ist das deutlich besser als es zum Beispiel noch in den 90er-Jahren der Fall war.
Die Schwäche liegt jedoch im Zuschnitt: Die Analyse bleibt typischerweise behördenintern und fragt zu selten, ob andere Bundesbehörden ähnliche Aufgaben erledigen, ob Schnittstellen doppelt aufgebaut sind oder ob Querschnittsfunktionen zentral organisiert werden könnten.
Moderne Organisationsideen wie Shared Services für IT, Personal, Beschaffung, Fortbildung, Datenmanagement oder Standardverfahren werden in der Personalbemessung nicht als harter Effizienzmaßstab verankert.
Hinzu kommt die Frage, ob Behörden intern mit unternehmerischer Ambition auf Effizienz, Automatisierung und Aufgabenverzicht schauen oder ob bestehende Strukturen überwiegend plausibilisiert statt radikal hinterfragt werden.
5. Ungenutzte Effizienzpotenziale: Doppelarbeit, Shared Services und Personalausgleich, Bürokratieabbau
Ein ungenutztes Potenzial liegt in den Überschneidungen zwischen Bundesbehörden: IT, Personalverwaltung, Beschaffung, Förderverfahren, Register, Standardprozesse und Datenmanagement werden vielfach parallel vorgehalten.
Shared Services könnten diese Parallelstrukturen reduzieren, etwa durch gemeinsame HR-Plattformen, zentrale Fortbildungsangebote, einheitliche Beschaffung, gemeinsame IT-Basisdienste und standardisierte digitale Verwaltungsverfahren.
Ebenso fehlt ein systematischer Personalausgleich zwischen Behörden mit Überhang und Behörden mit Mangel; Abordnungen, Versetzungen und Stellenumwidmungen existieren zwar, sind aber eher administrative Einzelmechanismen als zentral gesteuertes Umbauprogramm.
Gerade hier entscheidet sich, ob der Personalabbau Reform oder Symbolpolitik ist: Ein echter Umbau würde Personal aus rückläufigen, digitalisierten oder standardisierbaren Aufgabenfeldern gezielt in Mangelbereiche wie IT-Sicherheit, Zoll, Sanktionsdurchsetzung oder komplexe Prüfaufgaben verlagern.
Ein ernst gemeinter Bürokratieabbau muss sich daneben auch in einem verringerten Personalbedarf wiederfinden. Das ist ein wesentlicher Hebel für schlankere Verwaltungen.
Eine Bürokratie-Abbauagenda mit dargelegten Potentialen bei der Personaleffizienz gibt es aber nicht, zumindest nicht kommuniziert.
Ähnlich unkonkret ist die im Koalitionsvertrag vorgesehene Reduzierung der 950 bestehenden Bundesbehörden. Durch Zusammenlegung und Abbau sollen Redundanzen verringert werden. Konkrete Zahlen oder einen kommunizierten Plan gibt es nicht.
6. Fazit: Mogelpackung statt Modernisierung
Der kommunizierte Personalabbau ist für mich nicht ambitioniert:
- Weil sich die 8 Prozent nur auf gut ein Drittel der Bundesbehörden beziehen.
- Die Abbaupotentiale aus den Rentenabgängen nicht komplett genutzt werden.
- Nicht klar ist, was mit den daneben noch offenen Posten und Befristungen geschieht.
- Wichtige Effizienzpotentiale nicht angegangen werden, insbesondere
- Bürokratieabbau, der sich in Effizienzen übersetzt
- Überschneidungen zwischen den Bundesbehörden
- Die geplante Reduzierung der Bundesbehörden nicht Zahlen und mit einem Einsparpotential verknüpft ist
Für eine echte Effizienzsteigerung der Bundesbehörden bräuchte es eine durchgriffsstarke Governance: eine zentrale Führung, die die genannten Punkte identifiziert, in einen Plan übersetzt, steuert, konsequent verfolgt und gegen Beharrungskräfte durchsetzt. Das neue Digitalministerium soll hier zwar eine Federführung einnehmen, wo und wie das geschieht, sehe ich aber nicht. Für mich ist der kommunizierte Personalabbau daher eine Mogelpackung und schon gar nicht Ausdruck einer Modernisierungsagenda.
7. Telekom als Vorbild
Die Telekom ist für mich ein gutes Beispiel dafür, welche Effizienzpotenziale in Behörden „schlummern“. Die Privatisierung der Deutschen Telekom wurde zum 1.1.1995 umgesetzt, der erste Börsengang folgte im November 1996. Vorher war die Telekom Teil des Postministeriums, also letztlich auch eine Bundesbehörde.
Die Deutsche Telekom hatte im Jahr 1995 in Deutschland rund 200.000 bis 230.000 Beschäftigte. Offizielle Angaben des Deutschen Bundestages beziffern den Jahresdurchschnitt 1995 auf rund 213.000 Mitarbeiter. Die Telekom hatte damals nur Deutschland als Markt und stellte Festnetzanschlüsse, zum Teil auch Kabelfernsehen bereit.
Die Telekom ist heute ein globaler Konzern. Um die heutige Lage mit 1995 vergleichbar zu machen, habe ich nur auf die Beschäftigtenzahlen in Deutschland geschaut. Aktuell sind das gut 70.700 Mitarbeiter.
Die Aufteilung der Einheiten nach den operativen Konzernsegmenten im Inland zeigt folgendes Bild:
- Telekom Deutschland GmbH: Rund 51.000 FTE (Das operative Kernsegment für Privat- und Geschäftskunden im Inland).
- T-Systems (TSI) in Deutschland: Rund 11.500 FTE (Der deutsche Teil der Großkundensparte).
- DTAG (Headquarter & Group Services): Genau 8.285 FTE (Die reine Dachgesellschaft und zentrale Dienste).
Daneben hat sich das Aufgabenportfolio der Telekom fast komplett verändert: Neben Festnetz gehören heute Internet, Mobilfunk, Fernsehen, Streaming und digitale Zusatzdienste dazu, etwa Smart Home und digitale Schutzpakete. Für Geschäfts- und Großkunden kommen unter anderem Cloud- und Infrastruktur-Dienste, Cyber Security, Digitalisierung und KI hinzu. Die deutsche Dachgesellschaft steuert zudem den internationalen Konzern.
Nach meiner groben Einschätzung sind heute noch gut 40.000 Beschäftigte mit festnetznahen Aufgaben beschäftigt, inklusive anteiliger Querschnittsfunktionen. Von 213.000 auf 40.000: Das ist die Effizienzwegstrecke, die die Telekom in gut 30 Jahren seit dem Ende als Bundesbehörde hinter sich gebracht hat. Sie hat eindrucksvoll gezeigt, dass Effizienz, Innovation, neue Aufgaben und bessere Kundenorientierung zusammen möglich sind. Es sollte doch unsere Ambition sein, im öffentlichen Dienst, angefangen bei den Bundesbehörden, zumindest einen Teil dieser Fortschritte zu übernehmen.